Miksi IT-jaostoa tarvitaan

Sain käsiini erään viraston sisäisen muistion heidän uudesta tietojärjestelmästään. Tässä  yhteenveto-osa hiukan anonymisoituna:

• Nykyisellään järjestelmän haitat ovat huomattavasti sen tarjoamia hyötyjä suuremmat.

• Järjestelmä on keskeneräinen: hidas, epäselvä ja epävakaa.

• Järjestelmä pitää saada toimimaan niin, että [sisältöä] ei häviä.

• Järjestelmän käyttöönoton myötä […] asiakaspalvelu on hidastunut ja vaikeutunut merkittävästi.

• […] käsittely kestää nyt moninkertaisen ajan aiempaan verrattuna.

• Kehittäminen sitoo kohtuuttomasti työaikaa ja resursseja

• Lomakkeiden määrää ja sisältöä tulisi voida muokata joustavasti.

Ja muutama muu lainaus:

”Ongelmia on ollut mm. sellaisten [sisältöjen] kanssa, jossa on käytetty ”ääkkösiä”, eli ä- ja ö-kirjaimia. Myös muita [sisältöjä] on hävinnyt järjestelmästä ilman selkeää syytä.”

 

”Informaation kulku korjaavalle taholle on hidasta. Tukipyyntöhakemukset tehdään sähköpostitse, eikä varmuutta korjauksen toteutumisajankohdasta. Korjauspyyntöjen lähettämistä hidastaa, että ei ole täyttä selvyyttä, kuka minkäkin ongelman korjaamisesta vastaa. […] Esimerkiksi lomakemuutokset ehdotettiin lokakuussa 2012, ne toteutuivat kesäkuussa 2013.”

Kyse ei nyt ole mistään 80-luvun perinnejärjestelmästä, vaan koko systeemi on tehty tällä vuoskymmenellä korvaamaan vanhaa.

Itse järjestelmää tuntematta syntyy aika vahvasti vaikutelma pieleen menneestä softahankkeesta. Uudistuksen tavoitteet ovat olleet epäselviä, eikä järjestelmä vastaa käyttäjien tarpeita. Lisäksi systeemi on selvästi keskeneräinen, mutta ketterää ongelmiin reagoimista ei ilmeisesti tehdä, mahdollisesti sekavista vastuusuhteista ja hankalista sopimuksista johtuen.

Valitettavasti kyseessä ei ole yksittäistapaus. Tämä on jo kolmas kaupungin asiakaspalvelujärjestelmä, josta tänä syksynä kuulen että se on hidastanut työntekoa. Softajärjestelmiä kehitetään sadoilla tuhansilla tai miljoonilla, jotta säästettäisiin toimintaprosesseissa ja saataisiin parempia tuloksia. Mutta jos järjestelmät hukkaavat dataa ja vaativat ylimääräisiä kliksuttelukierroksia, ei niistä mitään säästöjä tule.

Tämä on suurin syy, miksi halusimme perustaa kaupunkiin IT-jaoston. Tälle tilanteelle on vaan pakko tehdä jotain, ja asioiden julkisempi käsittely voisi olla ensimmäinen askel parempaan suuntaan.

Kaupunginhallituksen tietotekniikkajaoston ensimmäinen kokous on 28.10. Se on vasta alkumuodollisuuksia. Marras-joulukuussa tarkoitus on perehtyä kaupungin järjestelmien ja toiminnan nykytilaan. Jatko sitten tilanteen mukaan.