Kuinka ohjelmistoja tulee ostaa

Tietojärjestelmähankinnat menevät Suomessa yleensä pieleen. Etenkin julkisella sektorilla. Koska olen vuosien varrella useaan kertaan kertonut miten tietojärjestelmiä ei pidä ostaa ja millaisia virheitä hankinnassa on tehty, koen velvollisuudekseni myös kertoa, miten niitä sitten pitää hankkia.

Tietojärjestelmiä voi julkisella sektorilla ostaa onnistuneesti kolmella tavalla:

1. Ostamalla palveluna (pilvestä)
2. Ostamalla valmiin standardituotteen
3. Teettämällä järjestelmän avoimena

Jos julkiset järjestelmät hankittaisiin näillä tavoin, ongelmia olisi paljon vähemmän.

Perinteisesti tietojärjestelmiä on ostettu niin, että tilaava organisaatio määrittelee (konsultin avulla) mitä tarvitsee, lähettää tästä tarjouspyynnön tarjoajille ja valitsee parhaalta kuulostavan järjestelmän halvimmalla hinnalla. Sen jälkeen seuraa pitkä ja hyvin kallis projekti, jonka myöhästyneen toimituksen jälkeen asiakkaalla on huono järjestelmä, jonka korjailusta ja jatkokehittelystä maksetaan seuraavat kymmenen vuotta, kunnes se päätetään heittää romukoppaan ja palataan toistamaan sama virhe. Useimmat julkiset tietojärjestelmähankinnat on tehty näin.

Se ei ole toimiva tapa. Mutta sen mukaisesti toimitaan, ellei nimenomaisesti pidetä huolta että toimitaan toisin.

Se siitä, takaisin niihin toimiviin tapoihin.

1. Osta palveluna

Ensinnäkin, et oikeasti halua ohjelmistoa. Haluat palvelun, jonka ohjelmisto sinulle tuottaa. Se ohjelmisto on vain tapa tehdä se.
Haluatko extranetin? Ota vaikka Basecamp. Tarvitsetko CRM:ää? Miten olisi SugarCRM? Dokumentinhallintaa? Riittäisikö Google Drive?

Pilvipalvelut eli valmiit online-ratkaisut eivät yleensä ole täsmälleen sitä, mitä sinulla oli mielessä. Mutta vaiva ja kustannus on ehkä tuhannesosa täsmälleen oikeanlaisen järjestelmän hankkimisesta. Kannattaa selvittää, onko sopivia online-tuotteita tarjolla, ja vakavasti miettiä, voitaisiinko toiminta sovittaa toimimaan niillä. Digitalisaation [6] suuret hyödyt tulevat töissä, joissa se yli satakertaistaa tehokkuuden, ja niitä kannattaa hiukan etsiäkin.

Pilvipalvelut sopivat käytettäviksi etenkin tukitoimissa, joissa 1) muillakin lienee suunnilleen samanlaisia tarpeita, ja 2) täsmälleen oikeanlainen toimintatapa ei ole keskeiwtä, vaan voidaan sopeutua siihen mitä palvelu tarjoaa. Koska muuttaahan palvelua ei voi.

Siis esimerkiksi tavanomaisen taloushallinnan tai varastoseurannan ohjelman voi yleensä hankkia palveluna, koska aika lailla samanlaisia tarpeita on muillakin. Laissa tarkkaan määrätyn palvelun toteutusta sen sijaan yleensä ei voi.

Pilvipalveluunkin voi jäädä jonkinlaiseen toimittajaloukkuun. Jos rakennat prosessisi toimimaan nimenomaan vaikkapa Google Driven kanssa, siirtymä siitä toiseen tarjoajaan on ylimääräinen vaiva. Tai palvelu saatetaan lopettaa lyhyelläkin varoitusajalla. Mutta koska kyse oli toiminnoista, joissa asiakkaalla on joustovaraa prosesseissa, tämä ei ole yleensä kovin suuri ongelma.

2. Osta standardituote

Jos jotain ratkaisua ei saa palveluna netistä, sen saattaa silti saada valmiina tuotteena. Tai jos lainsäädäntö ei mahdollista nettipalvelun käyttöä, niin tietojärjestelmän voisi ehkä kuitenkin hankkia valmiina omiin tiloihin.

Tämä on noin kymmenen kertaa työläämpää kuin nettipalvelu, ja ehkä kymmenen tai sata kertaa kalliimpaa. Mutta muutoin kyse on samasta asiasta, ja se siis joskus kannattaa.

Valmis tuote on sellainen, joka on olemassa ja käyttöön otettavissa sinä päivänä kun ostat sen. ”Tuote”, josta näet powerpointin ja toimitus luvataan ensi vuonna, ei ole valmis tuote, vaan myyntipuhe, jonka jäljiltä olet toimittajaloukussa. Se on se perinteinen tapa, jota piti välttää. Jos tuote ei sovi sellaisenaan käyttöön, et ole ostamassa tuotetta. Tai ainakaan pelkästään tuotetta, katso seuraava kohta.

MS Sharepoint on valmis tuote ja Photoshop on valmis tuote. Yksikään Suomessa myyty potilastietojärjestelmä ei ole valmis tuote.

3. Teetä avointa

Jos markkinoilta ei kerta kaikkiaan löydy sellaista järjestelmää jota tarvitset, on se sitten jonkun pakko koodata. Tähän liittyy aina suurin toimittajaloukun riski.
Kun järjestelmä kehitetään yhtä asiakasta varten, asiakkaan siis täytyy maksaa sen kehityskulut. Ja kaikkea koodia täytyy jatkokehittää, mikään järjestelmä ei koskaan ole lopullisesti valmis. Sen jatkokehityksenkin maksaa sama asiakas (sinä), ja siinä vaiheessa jos olet loukussa, sinulla on vain yksi tarjoaja, ja maksat mitä pyydetään.

Toimittajaloukku vältetään sillä, että kaikki koodi on avointa. Tämä on perusperiaate, josta on hyvin harvoin syytä poiketa. Ja yleensä poikettaessa tehdään virhe. Kun koodi on avointa, toimittajaa voidaan vaihtaa tarvittaessa, eikä toimittajaloukkua synny, tai ainakin siitä pääsee pois helpommin.

Koodin avoimuus on lähes välttämätön, mutta ei riittävä ehto kehityshankkeen onnistumiselle. Tässä muutama muu periaate, joita yleensä on syytä noudattaa

• Ketterä kehitys, esim Scrum-mallilla.
• Kaikki koodi heti avoimena julkiseen repositoryyn (esim: Github, Bitbucket). Siis joka päivä sitä tahtia kun se syntyy
• Hyvin dokumentoidut julkiset rajapinnat (usein REST)
• Standardien käyttö
• Modernit kehitystyökalut
• Valmiiden komponenttien käyttö
• Prototyypit ja käyttöliittymä edellä työskentely
• Vaiheittainen julkaisu ja pilotointi koko ajan käyttäjien kanssa
• Modulaarinen arkkitehtuuri ja hankinta osakokonaisuuksina
• Kilpailutuksessa arvioidaan osaamista ja toteutustapaa, ei tuotetta

Nämä eri käytännöt tukevat toisiaan, ja ovat tavallaan yhtenäinen paketti modernin ohjelmistokehityksen menetelmiä. Lisää ohjeita käytännön hankintaan muun muassa tässä ja tässä.

Jos järjestelmää pitääkin koodata, se ei missään tapauksessa tarkoita, että kaikkea pitäisi koodata tyhjästä. Päin vastoin, suurin osa siitä mitä tarvitaan, voi löytyä valmiina, ja koodataan vain se mitä ei löydy.

Projektin pohjana toimiva alusta voi olla avointa koodia tai suljettu tuote. Yleensä sen kannattaa olla avointa koodia, koska suljetun tuotteen kanssa on helpompi mokata ja päätyä taas toimittajaloukkuun.

Jos halutaan ostaa valmis järjestelmä ja kehittää sen päälle, siihen on syytä suhtautua kahtena eri hankintana: 1) hankitaan perusjärjestelmä, 2) kilpailutetaan erikseen sen päälle uuden laajennoksen kehitys. Perusjärjestelmän pitää siis tarjota riittävät avoimet rajapinnat, että muutkin kuin sen perusjärjestelmän tekijä tai kumppanit voivat aidosti kilpailla kehitysprojektista. Itse asiassa perusjärjestelmän tekijätaho olisi syytä sulkea ulos toisen projektin tarjoajien joukosta. Samaan tapaan ylläpito ja käyttötuki pitää pystyä kilpailuttamaan erikseen.

Jos järjestelmä ei tähän taivu, sen varaan ei voi jatkokehittää mitään jäämättä toimittajaloukkuun. Täytyy valita jokin muu perusjärjestelmä. Avoimen perusjärjestelmän kanssa tällaisia riskejä ei ole, siksi niitä yleensä kannattaa suosia.

Näillä samoilla periaatteilla järjestelmän voi kasata myös omana työnä, jos palkkalistoilla on siihen pystyviä ihmisiä. Työn määrä ei välttämättä ole kovinkaan suuri, mikäli lähes kaikki tarvittava löytyy valmiina avoimen lähdekoodin ratkaisuina. Jos tarve kehittää tietojärjestelmiä omaan käyttöön on jatkuva, ei välttämättä ole huono idea rakentaa jonkinlainen kyvykkyys siihen omaan organisaatioon.

Suuri osa avoimen koodin kehityksen hyödyistä saavutetaan periaatteessa silläkin, että asiakkaalla on omistusoikeus koodiin. Käytännössä se ei kuitenkaan riitä. Avoimeen koodiin kilpailevat yritykset voivat aidosti tehdä tarjouksia jatkokehityksestä, kun taas koodiin, jonka ne periaatteessa saavat, mutta jota ne eivät näe, on vaikea tarjota. Lisäksi toteuttajayritys pystyy sumuttamaan piilossa olevan koodin kanssa paljon paremmin, miten asiat tehdään. Ja olen nähnyt enemmän kuin yhden hankkeen, jossa asiakas ei lopulta ole ihan varma, mitä oikeuksia koodiin itse asiassa onkaan. Selkeän avoimuuden kanssa näitä ongelmia ei tule

Pakko valita

Hankintatapa on strateginen valinta, joka on pakko tehdä heti hankinnan alussa, ennen kun tarjouspyyntöjä lähdetään edes luonnostelemaan. Epävarmempi ostaja saattaa ajatella, että eikö kannattaisi antaa tarjoajien ratkaista? Että tehdään väljä tarjouspyyntö ja katsotaan millainen ratkaisu voittaa. Valitettavasti se on kuitenkin mahdotonta.

Tämä liittyy ennen kaikkea hankintalakiin, joka vaatii määrittelemään tarkasti hankinnan kohteen ja valintakriteerit. Jokainen hankintatapa vaatii oman, erilaisen tarjouspyyntönsä. Kilpailuun, jonka voi voittaa pilvipalvelulla, ei ole järkeä tarjota koodausprojektia, ja koodausprojektia pyydettäessä pilvipalvelu ei täytä ehtoja.

Jos tarjouksen kriteerit määritellään niin väljiksi, että mikä vaan tapa käy, silloin käy myös tapa, jossa ostaja sidotaan toimittajaloukkuun ja se jää tarjoajan vangiksi. Ja silloin tämä tapa tulee myös valituksi. Toimittaja hyötyy aina asiakkaan sitomisesta toimittajaloukkuun, siitä kannattaa jopa maksaa alihintaisen tarjouksen muodossa. Siksi toimittaja, jonka aie on lypsää asiakasta myöhemmin, voi aina tehdä halvimman tarjouksen. Tarjouspyynnön täytyy nimenomaisesti estää toimittajaloukku.

Julkisessa tietojärjestelmähankinnassa yksi tärkeimpiä tehtäviä on välttää joutuminen toimittajaloukkuun, ainakaan yhtään pahemmin kuin on pakko. Nämä kolme strategiaa ovat suhteellisen tunnettuja keinoja minimoida toimittajaloukku. Ne eivät ole omaa keksintöäni, vaan valtaamassa alaa Suomenkin julkisella sektorilla.

Jälkikirjoitus luotetuista kumppaneista

Yksityisillä yrityksillä on käytössään vielä neljäskin hyvä vaihtoehto: kumppanuus luotetun toimittajan kanssa, jonka tuotetta käytetään.

Jos yrityksen oma toimiala ei ole koodaaminen, sen ei yleensä kannata lähteä teettämään koodia itselleen, vaan antaa pätevämpien hoitaa kehitys. Ja vaikka itsekin koodattaisiiin, erikoispalikat tekee tehokkaammin joku joka on niihin erikoistunut.

Kumppanuus toimii niin, että etsitään johonkin tiettyyn asiaan keskittyneistä firmoista se, jonka tyypit tuntuvat luotettavimmilta ja joiden kanssa tulee hyvin juttuun (ja joilla on näyttöä että osaavat työnsä). Jatkossa sitten ostetaan heidän tuotteensa ja pysytään siinä. Ja usein annetaan myyjän kertoa, että mitä oikeastaan kannattaisi ostaa, koska hehän alan parhaiten tuntevat. Ja jos ei yhteistyö suju tai jos alkaa tuntua että myyjä vedättää, lempataan myyjä niskaperseotteella pihalle ja haetaan seuraavaksi paras kilpailija tilalle. Luottamusta joko on tai ei ole.

Julkisella sektorilla tätä ei pidä tehdä. Se menee yleensä pieleen. Jos sidot itsesi yhteen tuotteeseen, sidot itsesi loukkuun.

Hankintalaki kieltää suosimasta yhtä toimittajaa. Julkinen toimija ei siis voi laillisesti luvata luottotoimittajalle, että he saavat jatkossakin projektit. Eikä valita luottotoimittajaansa, jos joku muu onkin tarjouskilpailun kriteereillä parempi.

Tätä voi tietenkin kiertää, ja hyvin yleisesti kierretäänkin. Ehkä kolmannes julkisista softahankinnoista on viritetty tietyn toimittajan voitettaviksi rakentamalla ehtoja, jotka ovat yhdelle toimittajalle mahdollisia ja muille vaikeita tai jopa mahdottomia. Se on tietenkin laitonta, mutta yleistä.

Jos kumppania onnistuukin suosimaan, se ei kuitenkaan riitä. Kun kumppani muuttuu hyvästä rengistä huonoksi vedättäjäksi, siitä pitäisi vielä päästä eroon. Luotettavan kumppanin pitää luotettavana se, että kumppani tietää tulevan bisneksen olevan kiinni luottamuksesta. Jos luottokumppani alkaa vedättää, se on entinen luottokumppani, ja menettää tämän asiakkaan lisäksi muitakin, joille sana leviää.

Hankintalaki kieltää tämänkin. Tarjoajia pitää kohdella tasapuolisesti, eikä huono maine tai yleinen epäluotettavuus ole pätevä peruste syrjinnälle (ja aiemman kokemuksenkin pohjalta se on vaikeaa). Tässä kohti lain kiertäminen on vaikeampaa. Talossa pitkään toiminut ja asiat tunteva kumppani, jonka tuote on tähän asti ollut paras, osaa kyllä tarvittavat asiat, ja tuntee tarpeeksi sisältöä viedäkseen markkinaoikeuteen selvästi itseään syrjivät tarjouskilpailut.

Julkisessa hankinnassa voi siis vähän laittomasti valita itselleen hovitoimittajan, jolta ostaa jatkossakin. Mutta mitään tapaa saada hovitoimittaja toimittamaan laatua jatkossakin ei ole. Tarjoavat yritykset tietenkin yrittävät rakentaa tällaisen ”luottamussuhteen”, mutta siihen suhteeseen ei valitettavasti voi luottaa.

Se, ettei tätä sääntöä ymmärretä, on suurimpia syitä siihen miksi julkiset tietojärjestelmät ovat niin huonoja.

Helsingin kaupungin tietotekniikkaohjelman luonnos on kommentoitavana Otakantaa.fi:ssä tänään viimeistä päivää. Tämä näkökulma ei näy siinä vielä riittävästi.

Tämä teksti julkaistaan myös tulevassa pamfletissani ”Kuinka tietoyhteiskunta korjataan”. Kirjaa voi ennakkorahoittaa Mesenaatti.me:ssä 25.1. asti.