Olen toiminut nyt pari kuukautta Helsingin työllisyyspalveluiden johtokunnassa ja alan ymmärtää, miksi pitkittyvä työttömyys on Suomessa suurempi ongelma kuin muissa maissa. Yksi suuri syy taustalla on – yllätys yllätys: tietojärjestelmä! Seuraa tarina siitä mikä meni pieleen ja miten työttömille saadaan palveluita, jotka aidosti auttavat ja lopetetaan ihmisten kyykyttäminen turhilla kursseilla.
tl;dr; Kunnat tarvitsevat välineet kehittää hyviä työvoimapalveluita, jotta työttömät pääsevät töihin. Nykyvälineet eivät ole hyviä, mutta sellaisia on mahdollista kehittää.
Työllisyyspalvelut siirtyivät vuodenvaihteessa valtion vastuulta kunnille. Sanotaanko kauniisti, että toiminnassa on jonkin verran kehittämismahdollisuuksia. Tässä suhteessa vastuun siirto kunnille on oikeasti mahdollisuus. Valitettavasti myöskään kunnilla ei ole työkaluja tehdä töitään hyvin.
Suurten organisaatioiden ja prosessien johtamisen taikasana on viimeiset 30 vuotta ollut tiedolla johtaminen. Perusidea on seurata systemaattisesti mikä toimii ja mikä ei. Aika simppeli ajatus, itse asiassa.
Mutta tiedolla johtamiseen tarvitsee tietoa. Siksi kaikkien tiedolla johtavien yritysten sykkivä sydän on toiminnanohjausjärjestelmä, jonka avulla kaikki keskeiset asiat tehdään ja joka kerryttää organisaation toiminnasta tietoa. Työvoimapalvelut on lailla velvoitettu käyttämään valtion tarjoamaa järjestelmää, jonka kehittämisestä vastaa Keha-keskus, eli ELY-keskusten kehittämis- ja hallintokeskus.
Arvaatte varmaan jo mihin tämä on menossa?
Aivan, järjestelmä, tai siis lakikielellä valtakunnallinen tietovaranto, palvelualusta ja asiakastietojärjestelmäkokonaisuus, on asiakkaiden palvelemiseen aika huono. Ja tiedolla johtamiseen se on hyvin huono.
Palataanpa vähän ajassa taaksepäin. Työvoimapalveluita on tuotettu ja ohjattu 90-luvun alusta asti Ura-järjestelmällä, jota on vuosien varrella kehitetty ja muokattu. Järjestelmä on kuitenkin ollut selvästi elinkaarensa loppusuoralla jo ainakin kymmenen vuotta.
Vuonna 2013 Työ- ja Elinkeinoministeriö asetti työryhmän, jonka oli tarkoitus suunnitella ja ohjata Ura-järjestelmän korvaamista. Työryhmä sai aikaa vuoden 2016 loppuun, joskaan ei ole minulle selvää oliko järjestelmä tarkoitus määritellä siinä ajassa vai myös toteuttaa muutos.
Vuonna 2015 hankkeeseen oli saatu kilpailutettua konsulttifirma. Valmista piti olla 2018 ja kustannusarvio oli 40 miljoona.
Vuonna 2020 tavoitteena oli valmistuminen 2021. Hankkeeseen kilpailutettiin uusia konsultteja 75 miljoonalla ja puitesopimus tehtiin 6 vuodeksi. Tässä vaiheessa järjestelmän nimeksi oli vakiintuut Työmarkkinatori ja sen virkailijakäyttöliittymän nimeksi Asiantuntijan työmarkkinatori, eli A-TMT.
Tähän mennessä Työmarkkinatori-hankkeeseen on myönnetty hankintavaltuudet 140 miljoonalle eurolle. Valmista ei ole vielä tullut. Hankkeen neljäs käyttöönotto, joka piti tehdä hyvissä ajoin ennen vuodenvaihdetta on edelleen lykkäytynyt. Lisäksi järjestelmässä on runsaasti bugeja ja puutteita.
Esimerkiksi minuun otti yhteyttä yksi kurssin ohjaaja, joka oli huolissaan, että hänen oppilaansa ei pääse suunnitellulle jatkokurssille, koska järjestelmässä on väärä merkintä. Hän oli ottanut yhteyttä vastaavaan työntekijään, mutta tämä ei reagoi. Todennäköiseksi syyksi ongelmaan paljastui, että työntekijä oli sairauslomalla, eikä järjestelmä kykene ohjaamaan hänelle tulevia yhteydenottoja kenenkään muun vastuulle. Helsingissä töitä tehdään tiimeinä, mutta järjestelmässä tälle ei ole mitään tukea, vaan jokaisen oletetaan työskentelevän yksin. Puutteellinen järjestelmä aiheuttaa hyvin konkreettista haittaa sekä työntekijöille että työvoimapalveluiden asiakkaille.
Mutta palataan tiedolla johtamiseen. Sen perusedellytys on luotettava ja systemaattinen tiedon kerääminen. Koska työvoimapalveluiden on pakko käyttää A-TMT:tä jota valtion KEHA-keskus operoi, kaikki tieto kertyy sinne. Muun järjestelmän käyttäminen rinnalla on kielletty.
Jotta kunnat voisivat kehittää toimintaansa, ne saavat pääsyn järjstelmän tietoihin. Käytännössä tämä pääsy toteutetaan niin, että kerran viikossa Helsingille tulee kahdeksan gigatavun dumppi dokumentoimatonta JSONia. Ei pääsyä rajapintaan. Ei määriteltyä tietomallia. Ei datakatalogia. Ei erottelua muuttuviin ja pysyviin kenttiin. Ei kuvausta mitä kentät edes tarkoittavat.
Käyttökelpoisin osa tiedoista on kasa CSV:tä, joka on peräisin vanhasta Ura-järjestelmästä. Siitä, jota yritetään korvata. Asiantuntijoiden paras arvaus on, että järjestelmän tietosisällön dokumentaatiota ei voida toimittaa, koska sitä ei yksinkertaisesti ole olemassa. Luultavasti kukaan ei projektissa enää tiedä, miten järjestelmä tarkkaan ottaen edes toimii.
Käytännössä tietoja ei siis voida käyttää mihinkään, vaan kaikki kunnat kehittävät ja johtavat työvoimapalveluitaan nyt sokkona. Ja ilmeisesti suunnilleen näin palvelut ovat toimineet aina ennekin.
Todennäköinen seuraava vaihe on, että valtio pistää rahahanan kiinni ja Työmarkkinatorin sekä A-TMT:n kehitys lopetetaan. Kunnat jätetään selviämään sen kanssa, miten järjestelmä nyt sattuukaan sillä hetkellä toimimaan. Toinen vaihtoehto olisi kaataa perään yhä lisää rahaa, mutta ei ole sanottua että toinenkaan 140 miljoonaa tekisi A-TMT:stä toimivaa, kun selvästikin puuttuu ajatus mitä ollaan tekemässä.
Uuden järjestelmän kehittäminen konsulttivoimin on vaikeaa. Se vaatii tilaajaorganisaatiolta vahvaa osaamista suurten tietojärjestelmähankkeiden hallinnasta, jotta kokonaisuus ei leviä käsiin. Eikä tämän osaamisen vajetta voi paikata konsulteilla (trust me, olen ollut se konsultti). Helsingin kaupungilla on hyviä kokemuksia pienten järjestelmien kehittämisestä tällä tavoin, mutta pyrkimys varhaiskasvatuksen järjestelmän tekemiseen ASTI-hankkeessa floppasi. 30 miljoonan euron jälkeen käteen ei jäänyt mitään.
Linkediniä selaamalla Työmarkkinatorin kehityksen johdossa hyvin harvalla on IT-alaan liittyvää koulutusta tai aiempaa kokemusta tietojärjestelmähankkeista. Ei näistä lähtökohdista ole mitään edellytyksiä onnistua.
Työvoimapalvelut siirrettiin kunnille, jotta ne voisivat kehittää toimintatapoja paremmin paikallisiin olosuhteisiin sopiviksi. Esimerkiksi niin, että niistä olisi apua ihmisten työllistymiselle (tähän me Helsingissä tähtäämme). Tietojärjestelmän pitäisi olla väline tehdä tätä, ei toiminnan este. Julkishallinto ei saa toimia näin.
Onneksi minulla on ajatus, miten tätä lähdetään ratkomaan.
Tämänhetkisen toimintamallin taustaongelma on, että kehittämisvastuu on taholla (keha-keskus), jolla ei ole mitään intressiä tai ymmärrystä varsinaisesta toiminnasta, jota järjestelmän pitäisi palvella. Tietojärjestelmä on olemassa palvellakseen käyttäjiä, ei ohjatakseen heitä. Nyt häntä heiluttaa koiraa.
Palveluista vastaavilla kunnilla on sekä kiinnostusta että osaamista paremmin. Siksi toimivinta on, että mahdollisimman suuri osa kehityksestä on käyttäjien vastuulla ja hallinnassa. Suurimmat käyttäjät, Helsinki ja Tampere sekä mahdollisesti jokunen muu suuri kaupunki voisivat ottaa vastuulleen uuden järjestelmän tekemisen omia tarpeitaan vastaavaksi. Kehitys pitäisi tehdä avoimena lähdekoodina niin, että kaikki muutkin kunnat voivat sitten käyttää sitä.
Tällaisesta toimintamallista on hyvä ennakkotapaus: varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmä eVaka, jonka ensimmäisen vaiheen kehitti Espoo ja nykyisen version Espoo, Tampere, Turku ja Oulu yhdessä. Sen jälkeen sen käyttäjiksi on ryhtynyt jo parikymmentä muutakin kuntaa. Kirjoitan tästä laajemmin vielä erikseen.
Valtio voisi maksaa vaikka puolet tästä kehityksestä, joka sen alun perin piti tehdä kokonaan. Lupaan että se ei maksa 140 miljoonaa, luultavasti ei edes 14 miljoonaa. Lisäksi lopputulos on kertaluokkaa parempi, koska kaupungit kehittäisivät sellaisen järjestelmän jota tarvitsevat, eikä sellaista mitä joku sattuu keksimään.
Kaikkea Keha-keskuksen nykyistä vastuuta ei voi siirtää kunnille. Järjestelmässä on joitakin valtion tason integraatioita, joiden osalta se olisi luultavasti liian raskasta ja mahdollisesti tietosuojan kannalta ongelmallista. Keskitettyyn palveluun on kuitenkin syytä jättää vain välttämätön minimi ja tarjota sen päälle hyvin dokumentoidut rajapinnat.
Jotta tämä kehitys onnistuisi, Keha-keskuksen kaikkea työvoimapalveluihin liittyvää työtä ohjaamaan pitäisi perustaa ohjausryhmä, jossa vetovastuu on sen asiakkailla, eli kunnilla.
Ehdottamani ratkaisu ei ole ihan pieni muutos. Mutta koko työvoimapalveluiden siirto kunnille oli suuri muutos. Lisäksi työvoimahallinto on ollut enemmän tai vähemmän tuuliajolla niin kauan kun muistan. Sen korjaaminen ei suju toivomalla, vaan jonkun pitää sekä olla kiinnostunut laittamaan asiat toimiman etät tajuta mitä on tekemässä.
Onneksi työministeri on juuri vaihtumassa. Olen kuullut uudesta työministeristä, että hän saattaisi olla toimintakykyinen ja mahdollisesti myös haluta sulan hattuunsa työvoimapalveluiden toimintaedellytysten korjaamisesta ja valtion rahareiän tukkimisesta. Voin mielelläni tulla speksaamaan hankkeen myös yksityiskohtaisemmin.
Kirjottaja toimii toimitusjohtajana yrityksessä, joka auttaa julkishallintoa avoimella koodilla sekä jäsenenä Helsingin työvoimpalveluiden johtokunnassa.
Myös ehdolla kuntavaaleissa Helsingissä numerolla 739.